Mae busnesau bach a chanolig eu maint yn y DU am anfon yr ymadroddion a ddefnyddir gan ddesgiau cymorth TG ac sy’n gwylltio pobl fwyaf ym Mhrydain draw i ‘Ddesg Gymorth\u00a0101’, sef y ganolfan alwadau lle caiff ein problemau TG gwaethaf i gyd eu storio!<\/p>\n
Wrth i TG ddod yn fwyfwy pwysig i fusnesau bach yn y DU, gall ymadroddion megis ‘ydych chi wedi ceisio diffodd y cyfrifiadur a’i droi ymlaen unwaith eto?’ fod yn ddiwerth ac atal gweithwyr rhag canolbwyntio ar yr hyn y maent yn ei wneud orau.<\/p>\n
Dangosodd astudiaeth gan BT fod tri chwarter y busnesau bach a gymerodd ran mewn arolwg yn y DU yn ddibynnol ar eu TG, ac mae ymchwil newydd yn dangos bod y rhan fwyaf o’r gweithwyr a’r perchnogion busnesau bach a gymerodd ran yn yr arolwg yn defnyddio TG yn ystod o leiaf hanner eu diwrnod gwaith.<\/p>\n
Er bod y busnesau hynny’n croesawu manteision technoleg, maent yn aml yn teimlo’n rhwystredig oherwydd y cyngor y maent yn ei gael pan fydd pethau’n mynd o chwith, a’r hunllef o orfod delio \u00e2 jargon desg gymorth. A dweud y gwir, mae 77 y cant o’r busnesau bach a gymerodd ran yn yr arolwg yn dibynnu’n llwyr ar y cyngor a geir gan wasanaethau o’r fath, ac eto nid yw mor hawdd ag y dylai fod i gael gafael ar y cyngor cywir ar yr adeg gywir.<\/p>\n
Darganfu’r ymchwil a gynhaliwyd gan BT mai’r tri ymadrodd a ddefnyddir gan ddesgiau cymorth TG ac sy’n gwylltio pobl fwyaf yn y DU yw:<\/p>\n
Mae perchennog busnes bach yn y gorllewin yn esbonio sut y mae camau i reoli ei systemau TG yn ofalus wedi’i galluogi i arbed amser ac adnoddau sydd bellach yn gallu cael eu defnyddio i yrru’r busnes yn ei flaen.<\/p>\n
“Mae cael y cyngor cywir am\u00a0fy systemau TG yn hollbwysig i sicrhau bod fy musnes yn rhedeg yn ddidrafferth. Alla i ddim fforddio gwastraffu amser yn siarad \u00e2 phobl wahanol nad ydynt yn gwybod dim am fy musnes, bob tro rwy’n ffonio desg gymorth, a does dim byd yn achosi mwy o rwystredigaeth na gorfod\u00a0aros ar y ff\u00f4n am hanner awr er mwyn i rywun ddweud wrthyf wedyn am ddiffodd y cyfrifiadur a’i droi ymlaen unwaith eto.”<\/p>\n
Er mwyn helpu busnesau bach i wireddu’r manteision sydd gan TG i’w cynnig, rydym yn awgrymu’r\u00a0cynghorion canlynol:<\/p>\n
Nid yw gweithio wrth ddesg gymorth TG yn hawdd, oherwydd bydd y technegwyr yn aml yn gweithio dan bwysau mawr ac yn delio \u00e2 llawer o alwadau ar yr un pryd. Bob hyn a hyn, byddant yn gofyn i chi ddiffodd y cyfrifiadur a’i droi ymlaen unwaith eto, gan mai dyna’r ffordd orau o ailosod yr holl brosesau y mae’r cyfrifiadur yn eu cyflawni yn y cefndir. Yn ogystal, maent dan bwysau ychwanegol oherwydd eu bod yn ceisio datrys problem nad ydynt hyd yn oed yn gallu ei gweld. Mae technoleg newydd wedi gwella effeithiolrwydd y desgiau cymorth hyn, er enghraifft y dechnoleg sy’n galluogi technegwyr i gael mynediad o bell i leoliadau eraill.<\/p>\n
<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
Pan ddaw hi’n fater o ddewis darparwr cymorth TG, dylech ystyried y canlynol:<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
Mae’r gwasanaethau y mae angen eu hystyried yn cynnwys y canlynol:<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n
Mae gwahanol gwmn\u00efau cymorth TG yn cynnig gwahanol fodelau cymorth – ni fydd unrhyw ddau gontract cymorth TG yn union yr un fath. Fodd bynnag, dylech chwilio am rai pethau a dylech ddisgwyl gweld rhai pethau. Fel rheol, dylai contractau egluro’r hyn y mae’r cwmni sy’n darparu cymorth yn ei ddisgwyl gan y sefydliad a dylent egluro cyfrifoldebau’r cwmni sy’n darparu cymorth. Dylai’r contract nodi’r wybodaeth ganlynol yn glir:<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
Dylai fod yn glir pryd y bydd y contract yn dechrau ac yn gorffen, pa mor aml y byddwch yn talu’r cwmni a beth fydd yn digwydd os bydd unrhyw un ohonoch yn dymuno terfynu’r contract (er enghraifft, a allwch chi derfynu’r contract unrhyw bryd?).<\/p>\n
Gallai’r darparwr cymorth bennu rhai amodau y mae’n rhaid i’r cleient eu bodloni er mwyn sicrhau bod y contract yn parhau mewn grym. Er enghraifft:<\/p>\n
Mae enghreifftiau cyffredin eraill o gyfrifoldebau cleientiaid yn cynnwys y canlynol:<\/p>\n
Mae llawer o gwmn\u00efau sy’n darparu cymorth yn cynnig cymorth am nifer safonol o oriau y mae’r sefydliad yn talu o flaen llaw amdanynt. Yna, gall y sefydliad dalu swm ychwanegol am unrhyw waith arall y mae angen ei wneud, sydd y tu hwnt i’r nifer sefydlog o oriau neu rychwant y cymorth sydd wedi’i gynnwys yn y contract. Os ydych yn talu o flaen llaw am nifer sefydlog o oriau, gwiriwch a fyddwch yn gallu trosglwyddo unrhyw oriau nas defnyddiwyd i’r mis, y chwarter neu’r flwyddyn nesaf. Waeth beth yw’r strwythur prisio, dylai fod yn glir iawn faint y byddwch yn ei dalu ac am beth.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
Gall y wybodaeth hon fod yn rhestr ysgrifenedig o eitemau megis cyfrifiaduron, gliniaduron, peiriannau argraffu ac ati a fydd yn rhan o’r contract cymorth. Dylai’r cyflenwr nodi’n glir a fydd y cymorth a ddarperir ganddo wedi’i gyfyngu i’r offer y mae’r cyflenwr wedi’u darparu, neu a fydd yn berthnasol hefyd i offer eraill, ac os felly pa offer. Os caiff y cymorth a ddarperir ei gyfyngu i offer o oedran penodol, dylid nodi hynny’n glir. Er enghraifft, efallai na fydd rhai cwmn\u00efau’n fodlon darparu cymorth ar gyfer rhai mathau o offer megis bysellfyrddau, llygod ac ati sydd dros bedair blwydd oed. Yn aml gall y gost o ddarparu cymorth, yn rhan o’r contract, ar gyfer caledwedd pob cyfrifiadur fod yn afresymol i sefydliadau llai o faint, yn enwedig gan mai prin yw’r achosion lle ceir diffygion ar galedwedd cyfrifiaduron. Efallai y byddwch am i’r contract ymdrin \u00e2 phethau megis gweinyddion a pheiriannau argraffu’n unig, ac y byddwch am dalu wrth fynd am ddatrys diffygion ar galedwedd cyfrifiaduron, wrth i’r diffygion hynny godi.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
Os oes gennych rwydwaith gweinydd\/cleient, byddwch am sicrhau bod y cwmni sy’n darparu cymorth yn darparu cymorth ar gyfer meddalwedd cyffredin gweinyddion, megis Linux,\u00a0Microsoft Exchange Server 2000, Internet Security, Microsoft Small Business Edition, a meddalwedd gwrthfirws sydd wedi’i osod ar y gweinydd, e.e. ESET, McAfee a Netshield ac ati. Waeth a oes gennych rwydwaith gweinydd\/cleient neu beidio, efallai y byddwch hefyd am gael rhywfaint o gymorth ar gyfer meddalwedd cyffredin bwrdd gwaith, e.e. meddalwedd system weithredu (e.e. Windows 98\/2000\/XP),\u00a0Microsoft Office, Open Office, meddalwedd gwrthfirws ac ati.<\/p>\n
Dylai’r contract cymorth nodi’n glir pa dasgau a fydd wedi’u cynnwys ynddo. Er enghraifft, ymweliadau misol \u00e2’r safle i ffurfweddu’r rhwydwaith a’i gynnal a’i gadw, cymorth dros y ff\u00f4n, cymorth o bell, gwaith gosod meddalwedd, gwaith gosod caledwedd neu gydrannau newydd yn lle hen rai sydd wedi methu, gwaith adfer seilwaith a systemau ar \u00f4l trychineb ac ati.<\/p>\n
Wrth i fwyfwy o bobl achub ar gyfleoedd i weithio oriau hyblyg, mae’n debygol y bydd cymorth o’r fath\u00a0yn mynd yn fwyfwy pwysig. Os oes angen i chi ddarparu cymorth ar gyfer defnyddwyr yn eu cartrefi, sicrhewch fod eich darparwr cymorth TG arfaethedig yn gallu gwneud hynny am bris y gallwch ei fforddio.<\/p>\n
Mae llawer o gwmn\u00efau sy’n darparu cymorth yn cynnig gwahanol amserau ymateb, yn dibynnu ar y broblem. Er enghraifft, efallai y byddant yn cynnig ymateb cyn pen 4 awr i broblemau gyda’r gweinydd, ac yn cynnig amserau ymateb hwy ar gyfer problemau sy’n ymwneud \u00e2 gweithfannau. Yn gyffredinol, po fyrraf yw’r amser ymateb, ucha’n y byd y mae’r gost yn debygol o fod. Bydd angen i’ch sefydliad benderfynu beth yw’r gost uchaf a fyddai’n dderbyniol. Mae’n debyg y byddwch am gael ymateb cyn pen 4 awr i unrhyw fethiannau sy’n effeithio ar eich busnes craidd (e.e. gweinydd neu ebost yn methu). Mae’n bwysig cofio mai amserau ymateb yw’r rhain, ac nad yw’r cwmni’n gwarantu mai dyna’r amser y bydd yn ei gymryd i ddatrys y broblem. Bydd rhai cwmn\u00efau sy’n darparu cymorth hefyd yn cynnig “amser trwsio” a gaiff ei warantu, e.e. 8 awr ar \u00f4l y cyfnod ymateb gwreiddiol.<\/p>\n
Er enghraifft, efallai y bydd\u00a0angen i chi ffonio rhif penodol yn ystod oriau penodol, ac efallai y bydd angen i chi ddarparu gwybodaeth safonol megis disgrifiad manwl o’r broblem, unrhyw negeseuon ynghylch gwallau ac ati. Efallai y bydd angen i geisiadau am gymorth gael eu cyflwyno gan berson penodedig neu’i ddirprwy’n unig.<\/p>\n
Er enghraifft, gallai’r cwmni sy’n darparu cymorth ddilyn y camau canlynol:<\/p>\n
Yn ogystal, dylai’r contract nodi’r broses ar gyfer dwys\u00e1u cymorth neu ymdrin ag achosion brys.<\/p>\n
Un broblem i lawer o bobl, wrth ddelio \u00e2 chwmn\u00efau sy’n darparu cymorth TG, yw eu cael i ddwys\u00e1u’r cymorth o fod yn gymorth dros y ff\u00f4n i fod yn gymorth sy’n perthyn i’r lefel nesaf – mynediad o bell neu hyd yn oed ymweliad \u00e2’r safle. Yn gyffredinol, byddant yn disgwyl i chi wneud mwy nag y byddech efallai’n dymuno neu’n gallu ei wneud i ddatrys y broblem, oherwydd mae’r gwahaniaeth rhwng cost siarad ar y ff\u00f4n a chost ymweld \u00e2’ch safle yn enfawr i’r cyflenwr.<\/p>\n
Er mwyn lleihau’r broblem hon:<\/p>\n
Bydd rhai pethau o hyd na fydd y contract cymorth yn ymdrin \u00e2 nhw. Er enghraifft, ni fydd llawer o gwmn\u00efau cymorth yn fodlon i’r gwaith o lanhau system ar \u00f4l iddi gael ei heintio gan firws fod yn rhan o’r contract arferol. Bydd yn rhaid i chi dalu’n ychwanegol am y gwasanaeth hwnnw. Mae’r pethau eraill a fydd yn aml yn cael eu heithrio o gontractau cymorth arferol yn cynnwys y canlynol:<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
Yn ogystal, gallai contractau cymorth nodi gweithredoedd eraill a fyddai’n gwneud y contract yn annilys, er enghraifft os gwnaed newidiadau i galedwedd neu feddalwedd heb gael caniat\u00e2d o flaen llaw gan y cwmni sy’n darparu cymorth. Mae hynny oherwydd bod rhai newidiadau’n gallu achosi effeithiau andwyol i’r system yn gyffredinol.<\/p>\n
Mae’n anochel y bydd cwynion o bryd i’w gilydd ynghylch y cwmni sy’n darparu cymorth. Dylai’r contract egluro beth yw’r weithdrefn ar gyfer cyflwyno cwynion ynghylch y cwmni a’u datrys. Yn yr achosion (prin, gobeithio) lle nad oes modd datrys problemau, dylai darpariaeth fod ar gael yn ddelfrydol ar gyfer defnyddio gwasanaeth cymodi annibynnol os bydd popeth arall wedi methu.<\/p>\n
Dylai contractwyr sy’n darparu cymorth sicrhau bod ganddynt yswiriant atebolrwydd cyhoeddus, wrth gwrs. Yn ogystal, dylech wirio sut y caiff ansawdd y gwaith ei fonitro. Yn gyffredinol hefyd, ceir datganiad sy’n nodi y bydd y contract yn cael ei reoli gan Gyfraith Cymru (a\/neu Gyfraith berthnasol arall). Os nad ydych yn deall unrhyw elfen o’r contract yn iawn, byddai’n werth gofyn am eglurhad ysgrifenedig gan y contractwr.<\/p>\n