Gweithio o bell

Pan fydd eira’r gaeaf yn disgyn yng Nghymru, mae popeth fel pe bai’n dod i stop. Pan fydd yr eira yn amharu’n ddifrifol ar drafnidiaeth a seilwaith, mae yswirwyr yn amcangyfrif y gall gostio hyd at £1.2 biliwn y dydd i economi’r DU.

Gall yr anhrefn a achosir gan y tywydd fod yn gyfle perffaith i dechnolegwyr atgoffa busnesau bod gennym bellach fodd i leihau’r effaith a gaiff tywydd gwael. Mae adnoddau gweithio symudol a gweithio o bell yn golygu ei bod yn bosibl bod yn gynhyrchiol mewn unrhyw leoliad, bron, a gall cyfleusterau’r Cwmwl (sydd ag enw addas iawn) ofalu am eich holl anghenion prosesu ar y rhyngrwyd.

Cyngor call ynghylch Adnoddau Dynol

Mae ymdopi â thywydd gwael yn golygu mwy na defnyddio technoleg fodern yn unig. Er bod rhai cyflogwyr yn dal i ddisgwyl i’w gweithwyr fod wrth eu gwaith, doed a ddelo, gall disgwyl i weithwyr deithio mewn amodau peryglus effeithio ar forâl staff a gall fod yn beryglus o safbwynt iechyd a diogelwch.

Dylai’r ddwy ochr ddefnyddio synnwyr cyffredin. Ni ddylai gweithwyr ddefnyddio’r tywydd fel esgus i gael gwyliau annisgwyl, a dylent egluro eu sefyllfa os na allant gyrraedd y gwaith neu os ydynt yn gorfod gofalu am blant yn annisgwyl.

Dylai cyflogwyr egluro wrth eu gweithwyr na ddylent beryglu eu bywyd er mwyn mynd i’r gwaith, a dylent fod yn oddefgar os oes angen i weithwyr adael yn gynnar er mwyn osgoi mynd yn sownd yn ddiangen ar eu ffordd adref – yn enwedig os yw’r amodau yn gwaethygu yn ystod y diwrnod gwaith.

Os oes yn rhaid i weithwyr yrru i’r gwaith, mae dyletswydd o ran iechyd a diogelwch ar gyflogwyr i sicrhau eu bod yn cael amser ychwanegol i gwblhau eu siwrneiau a defnyddio ffyrdd gwahanol, a sicrhau na roddir pwysau ar y gweithwyr i gwblhau unrhyw siwrneiau peryglus.

Mae’r dechnoleg ar gael

Er y bydd yn amhosibl efallai i ddiwydiannau dosbarthu, gweithgynhyrchu a phrosesu barhau heb fod eu gweithlu ar y safle, mae’n hollol bosibl i lawer o weithwyr y wlad ym maes gwybodaeth – gan gynnwys cyfrifwyr – gael mynediad i’w gwaith yn eu cartrefi.

Mae’r dull hyblyg hwn o weithredu’n golygu ei bod yn bosibl i lawer o fusnesau gwasanaethu barhau i weithredu’n ddi-dor, waeth beth fo’r amgylchiadau, a gall gynnig manteision ychwanegol hefyd.

Yn aml, nid yw’r amcangyfrifon bras bod tywydd gwael yn costio miliynau o bunnoedd i’r economi yn ystyried y miliynau o weithwyr brwdfrydig a fydd yn gweithio o bell neu a fydd yn defnyddio’r amser i ganolbwyntio ar gynllunio prosesau ac arferion gwaith neu fyfyrio yn eu cylch, os na allant weld eu negeseuon ebost.

Mae cyfleusterau’r Cwmwl, lle caiff rhaglenni a data eu storio mewn man canolog ar y we, wedi mynd yn fwyfwy cyffredin dros y blynyddoedd diwethaf ac yn golygu bod cyfleoedd ehangach o lawer i weithio o bell.

Mae rhaglenni syml megis logmein ar gyfer cael mynediad o bell, neu rith-amgylcheddau busnes megis gweinydd terfynellau, wrth wraidd y pyramid gweithio o bell. Os ydych yn barod i fuddsoddi amser ac arian, mae systemau llawer mwy pwerus ar gael sy’n gallu sicrhau bod eich gweithwyr yn hollol gynhyrchiol tra byddant yn mynd o le i le, waeth beth fo’r tywydd.

Y lefel nesaf yw cyfathrebu unedig, sy’n cyfuno teleffoni Protocol Llais dros y Rhyngrwyd, data’r swyddfa a rhaglenni mewn amgylchedd cysylltiedig. Mae’r systemau hyn yn ei gwneud yn bosibl symud y tu hwnt i ebost a chyflawni busnes drwy gydweithredu ar-lein a gwe-gynadledda. Mae hynny’n lleihau’r amser sy’n cael ei wastraffu pan fydd staff yn sownd neu’n ceisio teithio mewn amodau anodd iawn ar y ffyrdd a’r rheilffyrdd.

Gweithio gartref – materion ymarferol

Hyd yn oed os nad ydych wedi rhoi gliniaduron, ffonau clyfar sy’n gallu cysylltu â’r we ac adnoddau cydweithredu ar-lein i’ch staff, mae’n fwy na thebyg y bydd ganddynt gyfrifiadur gartref sydd â chysylltiad â’r rhyngrwyd. Dyna’r cyfan y mae ei angen arnoch i fod yn gynhyrchiol gydag un o raglenni’r Cwmwl.

Yn aml iawn, bydd rhwydweithiau cartref yn cynnwys llwybrydd di-wifr. Mae’n debyg mai hwn fydd un o’r amryw achosion risg y byddwch yn dod ar eu traws gydag unrhyw drefniant gweithio gartref. Mae bob amser yn ddoeth atgoffa’r staff am arferion da o ran diogelwch TG, ac yn y sefyllfa hon dylech ddechrau drwy sicrhau eu bod yn gwybod sut i newid y cyfrinair diofyn ar gyfer llwybrydd di-wifr eu cartref. Fel arall, gallech ddarganfod eu bod yn rhannu data eich cwmni â’u cymdogion.

O ran caledwedd, os hoffech ymestyn eich gallu i weithio o bell, dylech ystyried prynu gliniaduron a gorsafoedd docio ar gyfer y swyddfa yn hytrach na chyfrifiaduron pen desg. Gall y gliniaduron gael eu cynnal a’u cadw a’u gwarchod yn rhan o rwydwaith eich swyddfa, a bydd llawer o raglenni cyfoes yn cysoni’n awtomatig â gweinydd swyddfa pan fydd defnyddwyr yn dychwelyd i’r swyddfa ac yn ailgysylltu â’r rhwydwaith.

I fusnesau bach a gaiff eu rheoli gan y perchennog, mae cadw cyfrifiadur ar wahân wrth gefn gartref nid yn unig yn syniad da er mwyn ymdopi adeg argyfwng ond mae hefyd yn ffordd ddelfrydol o gadw copïau wrth gefn o ddata a systemau eich busnes (a’u hadfer). Os disg wedi methu yw’r broblem yn hytrach nag eira, gallech fynd adref ac ailddechrau gweithio ar eich cyfrifiadur gartref cyn pen rhai munudau.

Mae’n anochel y bydd angen i’r sawl sy’n gweithio o bell gyfeirio at ddogfen sydd ar weinydd y swyddfa neu rannu ffeil â chydweithiwr. Yn y tymor byr, mae’n bosibl y bydd gweithwyr mwy trefnus yn ddigon craff i gario’r data gweithredol gyda nhw ar gofbinnau USB diogel sydd wedi’u hamgryptio, neu gall y staff anfon ffeiliau at ei gilydd drwy ebost. Yn y tymor hwy, mae’r dull hwn o weithredu’n anymarferol a gall greu pob math o broblemau rheoli data.

Un ateb technolegol yw ymestyn rhwydwaith eich swyddfa i’r sawl sy’n gweithio o bell, drwy Rwydwaith Preifat Rhithwir. Gall Rhwydwaith Preifat Rhithwir ddibynnu ar feddalwedd amgryptio i anhrefnu’r holl ddata sy’n teithio’n ôl ac ymlaen i rwydwaith gwarchodedig y swyddfa, neu gall ddibynnu ar ‘dwnnel’ data gwarchodedig drwy fur gwarchod y rhwydwaith, y mae defnyddwyr o bell yn mewngofnodi iddo drwy ddefnyddio enwau adnabod a chyfrineiriau ar gyfer system breifat.

Mewn amgylchedd Cwmwl, fodd bynnag, bydd yr holl waith storio data a chadw copïau wrth gefn yn digwydd ar-lein, felly bydd y wybodaeth ar gael ble bynnag yr ydych – a chyhyd â’ch bod yn cadarnhau lleoliad a threfniadau rheoli data eich cyflenwr, mae’n debyg y bydd y gwaith yn cael ei reoli’n fwy trefnus na’r trefniant arferol o ddefnyddio cyfrifiadur gartref a thâp/CD i gadw copïau wrth gefn, a ddefnyddir gan y rhan fwyaf o fusnesau bach.

Diogelwch ynghyd â phroblemau a risgiau rheoli eraill

Gall gweithio o bell olygu staff sy’n fwy hapus, diogel a chynhyrchiol, ond mae’n codi nifer o broblemau rheoli sy’n fwy na cholli gliniaduron a chofbinnau.

Mae unrhyw dechnoleg cyfathrebu newydd – boed yn negeseuon gwib, yn Brotocol Llais dros y Rhyngrwyd neu’n rhwydweithiau cymdeithasol megis Facebook a Twitter – yn esgor ar heriau newydd o safbwynt diogelwch. Pan fydd y sawl sy’n gweithio o bell allan o’r swyddfa, bydd gennych lai o reolaeth ar y gwefannau a’r gwasanaethau y byddant yn eu defnyddio a’r mathau o ffeiliau neu heintiau maleiswedd y gallent fod yn eu cael.

Mae mannau gwaith ac offer ergonomig, megis desgiau, cadeiriau a sgriniau y gellir eu haddasu i gyd-fynd ag anghenion y defnyddiwr, yn bethau a gymerir yn ganiataol mewn swyddfa, ond fel yn achos diogelwch a pholisïau ynghylch defnydd priodol, mae’n hawdd anghofio’r materion hyn yng nghyswllt gweithwyr sy’n gweithio gartref, sy’n bell o’r golwg ac yn bell o’r meddwl.

Os ydych yn dibynnu ar drefniant gweithio o bell i fod yn drefniant wrth gefn a ddefnyddir yn achlysurol, gallai’r defnydd o gyfrifiaduron personol a chysylltiadau personol â’r rhyngrwyd – a’r risgiau yn sgîl hynny – gael eu gwrthbwyso gan fanteision a chyfleustra’r trefniant i’r gweithiwr a’r cyflogwr. Ond dylai trefniant tymor hwy ar gyfer gweithio gartref gael ei ffurfioli a’i gytuno yn rhan o gynllun ehangach ar gyfer parhad busnes ac oriau gwaith hyblyg.

Cynghorion er mwyn goroesi

  1. Dylai sefyllfaoedd megis problemau oherwydd eira fod yn rhan o’ch cynllun ar gyfer parhad busnes
  2. Gall synnwyr cyffredin a defnydd priodol o dechnoleg gweithio o bell leihau’r effaith i lawer
  3. I ddiwydiannau gwybodaeth, mae cyfleuster y Cwmwl yn gadael i chi weithio o unrhyw le, bron, cyhyd â bod gennych gysylltiad diogel â’r rhyngrwyd
  4. Dylech gael system wrth gefn gartref, gan gynnwys meddalwedd a rhaglenni parod i’w defnyddio er mwyn eich galluogi i weithio o bell
  5. Dylech roi polisïau diogelwch priodol ar waith a chymryd camau priodol i ddarparu ar gyfer diogelwch.

 

Os ydych yn teimlo bod angen i’ch busnes ystyried cyfleuster diogel ar gyfer gweithio o bell, a buddsoddi mewn cyfleuster o’r fath, ffoniwch ni ar 01239 712345 neu ebostiwch info@telemat.co.uk