Elfennau hanfodol swyddfa yn eich cartref

Pan fyddwch yn sefydlu swyddfa yn eich cartref, mae’n bwysig bod gennych yr offer a’r amodau cywir i’ch galluogi i weithio’n ddiogel ac yn effeithiol.

Cael yr elfennau hanfodol yn iawn ar gyfer swyddfa yn eich cartref

Os ydych yn bwriadu gweithio gartref mae’n bwysig eich bod yn creu man lle gallwch weithio, lle bydd yr adnoddau y mae arnoch eu hangen wrth law, a lle na fydd dim i dynnu eich sylw oddi ar eich gwaith.

Bydd hynny fel rheol yn eich arwain i sefydlu ystafell yn y tŷ yn swyddfa: ystafell wely sbâr neu atig wedi’i haddasu efallai. Os nad ydych yn ddigon ffodus i gael ystafell sbâr, bydd angen i chi ddarganfod ffordd arall o greu lle. Yn ogystal, bydd angen i chi benderfynu a ydych yn bwriadu:

  • creu swyddfa mewn un man penodol – er enghraifft, ystafell fwyta neu gornel yn y lolfa;
  • creu swyddfa symudol sy’n eich galluogi i fanteisio ar yr ystafelloedd sy’n rhydd pan fydd angen un arnoch.

Sicrhewch eich bod yn trafod eich cynlluniau â’ch teulu a phawb sy’n byw gyda chi. Gall gweithio gartref amharu ar bobl eraill a gwneud bywyd yn fwy anodd iddynt. Yn benodol, rydym yn awgrymu y dylech drafod ar y dechrau eich anghenion o ran preifatrwydd ac o ran bod ar wahân i bawb arall, cyn gwneud unrhyw benderfyniadau pendant.

Wrth benderfynu ble y byddwch yn gweithio, ystyriwch y canlynol:

  • Yr angen i gau’r drws pan fydd angen i chi ganolbwyntio.
  • Yr angen am breifatrwydd wrth wneud galwadau ffôn sy’n ymwneud â busnes.
  • Sut y byddwch yn creu amgylchedd addas? Er enghraifft, efallai y gwelwch ei bod yn anodd gweithio a chynnal agwedd broffesiynol at eich gwaith os oes anhrefn o’ch cwmpas. Gallai sŵn a golau o’ch cwmpas fod yn broblem hefyd. Gall hyd yn oed lliw’r waliau a’r nenfwd effeithio ar eich gallu i weithio’n gynhyrchiol.
  • Yr angen i storio dogfennau, llawlyfrau, cyfeirlyfrau, cyfrifon ac offer fel eu bod ar gael pan fydd arnoch eu hangen (ac ni waeth beth fo’ch darpariaeth gychwynnol ar gyfer storio, rydym yn awgrymu y dylech ystyried sut y gallech ddarparu lle storio ychwanegol pe bai arnoch ei angen).
  • Sut y byddwch yn cysylltu â socedi trydan? A oes digon o socedi gennych? A ydynt yn y man iawn?
  • Sut y byddwch yn cysylltu â llinellau ffôn a’r rhyngrwyd?
  • Pa ddodrefn y bydd arnoch eu hangen? Os byddwch yn treulio llawer o amser yn gweithio gartref, bydd angen i chi wneud yn siŵr eich bod yn defnyddio dodrefn priodol. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am hynny a materion eraill ynghylch iechyd a diogelwch ar wefan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch.

Wedi dweud hynny i gyd, rhan o’r hwyl o weithio gartref yw’r gallu i fod yn hyblyg, naill ai pan fyddwch yn methu â mynd i unman oherwydd yr eira neu pan fyddwch yn gweithio wrth orwedd yn yr haul ar ddiwrnod braf o haf!

Gofynnwch am gyngor, meddyliwch yn ofalus am bethau, a sicrhewch eich bod yn y pen draw’n dod i drefniant a fydd yn addas i’ch personoliaeth, eich anghenion chi ac anghenion y bobl yr ydych yn byw gyda nhw. Os oes gennych unrhyw amheuon, rhowch gynnig arni’n gyntaf cyn gwario llawer o arian ar sefydlu swyddfa yn eich cartref.

A yw’n briodol i rywun weithio gartref?

Mae angen i chi ystyried nifer o ffactorau wrth benderfynu a yw gweithio gartref yn addas ar gyfer aelod o’ch tîm:

  • A yw’n gallu ei gymell ei hun ddigon i weithio?
  • A yw’n gallu gweithio’n dda heb oruchwyliaeth agos?
  • A ydych yn ymddiried ynddo i wneud ei waith yn dda?
  • A fydd yn gallu gwahanu ei fywyd gwaith oddi wrth ei fywyd personol yn briodol?
  • A oes angen iddo gael cysylltiad agos â chi a’i gydweithwyr?
  • A yw rôl y person yn addas ar gyfer trefniant gweithio gartref?
  • A oes angen iddo fynychu cyfarfodydd â chleientiaid yn aml yn y swyddfa?
  • A oes angen iddo gael mynediad hwylus i adnoddau na fyddent ar gael gartref?
  • A oes angen iddo gydweithio’n agos â’i gydweithwyr?

Dylid nodi’r canlynol:

  • Nid oes rheolau pendant ynghylch beth sy’n gwneud person neu swydd yn addas – os nad ydych yn siŵr, ystyriwch gynnal cyfnod prawf.
  • Nid oes yn rhaid i drefniant gweithio gartref olygu bod person yn gweithio gartref drwy’r amser; gall hyd yn oed gweithio gartref am ychydig oriau’r wythnos gynnig manteision i chi a’r sawl sy’n gweithio gartref.
  • Os ydych yn dechrau eich busnes eich hun, gall gweithio gartref arbed llawer o arian i chi o gymharu â sefydlu swyddfa.
  • Mae gweithio gartref yn mynd yn arfer cyffredin iawn mewn cwmnïau bach a mawr; nid oes angen i chi guddio’r ffaith bod gennych weithwyr sy’n gweithio gartref rhag eich cleientiaid neu’ch cwsmeriaid. Yn wir, mae’r rhan fwyaf o’r canllaw TG hwn wedi’i ysgrifennu o swyddfa sydd gan rywun gartref!

Offer cyfrifiadurol i bobl sy’n gweithio gartref

I lawer o bobl sy’n dechrau gweithio gartref am y tro cyntaf, un o’r pethau pwysicaf y bydd angen iddynt ei brynu yw’r cyfrifiadur y byddant yn ei ddefnyddio. Y cwestiwn sylfaenol yw a ddylid dewis gliniadur neu gyfrifiadur pen desg?

  • Gellir symud gliniaduron o’r naill le i’r llall, sy’n golygu y gallwch weithio o ystafelloedd eraill yn eich tŷ neu o’ch gardd, eich car neu swyddfeydd eraill.
  • Os nad oes llawer o le yn eich tŷ, bydd gliniaduron yn mynd â llai o lawer o le na chyfrifiadur pen desg, ond efallai y bydd angen i chi ychwanegu llygoden a bysellfwrdd, a sgrîn o bosib, er mwyn creu amgylchedd gweithio addas.
  • Mae’n eithaf anodd diweddaru gliniaduron ac maent yn tueddu i bara am lai o amser na chyfrifiaduron pen desg.
  • Byddwch yn gweld bod gliniaduron yn ddrutach na chyfrifiaduron pen desg cyfatebol.
  • Byddwch yn dal i allu defnyddio gliniaduron am ychydig oriau os ceir toriad trydan.
  • Mae cyfrifiaduron pen desg yn rhatach na gliniaduron neu gyfrifiaduron amlgyfrwng cyfatebol.
  • Mae’n hawdd gosod cyfrifiaduron pen desg mewn man sy’n cyd-fynd â threfn eich swyddfa. Bydd gennych lygoden, bysellfwrdd a sgrîn ar wahân yn barod.
  • Mae’n eithaf hawdd diweddaru cyfrifiaduron pen desg. Maent yn tueddu i bara am fwy o amser na gliniaduron.

Pan fyddwch wedi dewis, bydd angen i chi wneud yn siŵr bod y cyfrifiadur yn cynnwys copïau cyfreithlon ac addas o feddalwedd eich busnes a’i fod wedi’i ddiogelu rhag firysau a maleiswedd. Cysylltwch â ni i gael rhagor o wybodaeth am y pethau hyn.

Offer cyfrifiadurol eraill ar gyfer swyddfa yn eich cartref

Mae’n fwy na thebyg y bydd angen y canlynol arnoch yn ogystal â’ch cyfrifiadur:

  • Argraffydd. Meddyliwch a oes angen i chi wneud unrhyw waith argraffu. Os oes gennych fynediad cyson i’r data ar gyfrifiadur yn eich cartref, efallai na fydd angen i chi argraffu llawer o gwbl. Fodd bynnag, os byddwch yn gwneud llawer o waith argraffu, meddyliwch am yr holl gostau perthnasol cyn prynu argraffydd. Er enghraifft, mae argraffyddion chwistrell yn rhad i’w prynu ond mae’r inc yn ddrud.
  • Sganiwr. Mae sganwyr yn eich galluogi i gopïo lluniau a dogfennau ar gyfrifiadur. Er enghraifft, efallai y bydd angen i chi anfon eich trwydded yrru drwy ebost i fusnes hurio ceir. Byddai sganiwr yn eich galluogi i gopïo eich trwydded yrru ar gyfrifiadur. Mae rhai sganwyr hefyd yn cynnwys cyfleuster llungopïo.
  • Dyfais sy’n cadw copïau wrth gefn o ddata. Bydd angen i chi gael dull o gadw copïau wrth gefn o’ch data a’i storio yn rhywle ar wahân i’ch cartref. Bellach, mae llawer o gyfrifiaduron yn cynnwys gyriant CD/DVD sy’n gallu creu setiau wrth gefn o ddata. Yn ogystal, efallai y byddwch am brynu cofbin USB, sy’n ffordd rad ac effeithiol iawn o drosglwyddo data.

Offer cyfathrebu y bydd eu hangen arnoch ar gyfer swyddfa yn eich cartref

Yn ogystal â chyfrifiaduron ac offer perifferol, bydd angen y canlynol arnoch:

  • Ffôn. Dylech ystyried cael llinell ffôn ar wahân ar gyfer busnes os oes angen i chi gadw cofnod o gost eich galwadau busnes neu os yw’n debygol y byddwch yn cystadlu â phobl eraill i ddefnyddio ffôn y tŷ. Dylech ystyried defnyddio ffôn sy’n cynnwys peiriant ateb, oherwydd bydd yn eich galluogi i roi gwybod i gleientiaid sut a phryd y gallant gysylltu â chi pan na fyddwch gartref.
  • Cysylltiad â’r rhyngrwyd. Yn dibynnu ar eich darpariaeth leol, cysylltiad band eang drwy gebl neu’ch llinell ffôn fydd hwn.
  • Llwybrydd Wi-Fi diogel. Os ydych am allu cael mynediad i’r rhyngrwyd o unrhyw le yn y tŷ gan ddefnyddio gliniadur, neu os nad ydych am gael ceblau rhwydwaith yn eich tŷ ond eich bod am gysylltu sawl cyfrifiadur â’i gilydd, bydd angen i chi gael llwybrydd Wi-Fi diogel.
  • Cysylltiad wrth gefn â’r rhyngrwyd. Os byddwch yn creu cysylltiad band eang, dylech hefyd ystyried sicrhau eich bod yn gallu defnyddio cysylltiad drwy fodem deialu ar gyfer yr adegau pan fydd eich cysylltiad band eang yn methu. Mae’r rhan fwyaf o liniaduron yn cynnwys modem, ond efallai y bydd angen i chi brynu un os ydych yn defnyddio cyfrifiadur pen desg.
  • Peiriant ffacs. Mae hwn yn llawer llai pwysig nag yr arferai fod, oherwydd mae pobl yn fwy cyfarwydd erbyn hyn ag ebostio diagramau ac mae’r rhan fwyaf o ddiagramau’n cael eu cynhyrchu ar gyfrifiadur beth bynnag. Er hynny, mae llawer o fusnesau’n dal i ddefnyddio peiriannau ffacs i anfon a derbyn dogfennau sydd wedi’u llofnodi.

Offer atodol eraill y gallai fod eu hangen arnoch ar gyfer swyddfa yn eich cartref

Yn ogystal â chyfrifiadur ac offer cyfathrebu, efallai y bydd angen y canlynol arnoch:

  • Llungopïwr – ond os na fyddai’n cael llawer o ddefnydd, efallai y gallech wneud y tro â defnyddio llungopïwr mewn siop neu lyfrgell leol.
  • Peiriant rhwygo papur – yn enwedig os ydych yn ymdrin â deunydd cyfrinachol.
  • Ceblau – mae angen ceblau ar offer ‘di-wifr’ hyd yn oed.
  • Goleuadau – rydym yn awgrymu y dylech fuddsoddi mewn goleuadau tasg, y gallwch eu gosod ar ongl sy’n union gywir ar gyfer eich man gwaith gan sicrhau bod unrhyw lacharedd o sgrîn eich cyfrifiadur yn cael ei ddileu.

Defnyddio TG i gadw mewn cysylltiad â phobl sy’n gweithio gartref

Gall rhai pobl deimlo’n unig pan fyddant yn gweithio gartref. Efallai y gwelwch fod y rhain yn ffyrdd defnyddiol o gadw mewn cysylltiad:

  • Ebost. Mae ebost yn arbennig o ddefnyddiol os ydych am gadw mewn cysylltiad â rhywun y mae’n anodd cael gafael arno. Fodd bynnag, mae ebost yn gyfrwng cyfyngedig iawn weithiau, yn enwedig gan nad yw’n ffordd dda o:
    • Gynnal trafodaethau.
    • Cyfleu gwybodaeth sensitif.
    • Mynd i’r afael â materion anodd.
  • Negeseuon gwib. Mae systemau syml ar gyfer anfon negeseuon gwib yn eich galluogi i weld a yw pobl eraill ar gael neu beidio, ac maent yn eich galluogi i gyfnewid negeseuon mewn amser real. Felly, mae’r cyfathrebu yn fwy uniongyrchol ac yn llai ffurfiol. Mae rhaglenni mwy soffistigedig ar gyfer anfon negeseuon gwib yn eich galluogi i:
    • Ddefnyddio llais yn ogystal â thestun.
    • Defnyddio fideo yn ogystal â llais.
    • Cynnal trafodaethau ar ffurf cynhadledd.
    • Cyfnewid ffeiliau.
  • Adnoddau cydweithredu. Mae’r rhain yn eich galluogi i greu amgylcheddau ar-lein y gellir eu defnyddio i:
    • Storio ffeiliau, dogfennau a data.
    • Rheoli llif gwaith.
    • Rhannu rhaglenni dros y rhyngrwyd.

I gael rhagor o wybodaeth am weithio gartref, ffoniwch ni ar 01239 712345 neu ebostiwch info@telemat.co.uk